Participación y votación a distancia en juntas de accionistas

En relación a la propagación del Covid-19, la Comisión para el Mercado Financiero (“CMF”)ha dictado una serie de normas que regulan y aclaran algunos aspectos respecto de la participación y voto a distancia en juntas de accionistas, asambleas de aportantes y sesiones de directorio. Nos referimos a la Norma de Carácter General N° 435 (la “NCG 435”), y a los Oficios Circulares N° 1.141 y N° 1.149 (los “Oficios Circulares”).

Entre las materias que regulan, tanto la NCG 435 como los Oficios Circulares, la CMF dispone que en las juntas de accionistas, las asambleas de aportantes y las sesiones de directorio de entidades fiscalizadas por la CMF, se pueden usar medios tecnológicos que permitan la participación de los asistentes que no se encuentran físicamente presentes en su lugar de celebración, junto con mecanismos de votación a distancia.

1.     Condiciones

Para la participación de accionistas y la emisión de votos a distancia se requiere que los sistemas empleados para ello:

a)  Garanticen debidamente la identidad de los accionistas asistentes, o de sus apoderados en su caso;
b)  Garanticen la participación de la CMF, si así se requiere por ley; y
c) Cautelen el principio de simultaneidad o secreto de las votaciones que se efectúen en tales juntas.

2.     Autorización societaria

Corresponde al directorio de las sociedades anónimas implementar los sistemas o procedimientos necesarios para acreditar:

a)  La identidad de las personas que participan a distancia en las juntas;
b)  Que cuentan con los poderes que le permiten a las personas actuar en representación de un accionista, si estos no estuvieren actuando por sí; y
c)  La reserva de los votos emitidos a distancia hasta el fin del proceso de escrutinio de los demás votos, el día de la junta.

3.     Citaciones a juntas

En las citaciones a las juntas se debe indicar:

a)  El hecho que se permitirá la participación y votación a distancia;
b)  El mecanismo participar y votar a distancia; y
c)  La forma en que cada accionista, o su representante, podrá acreditar su identidad y poder, en su caso.

4.     Registros de asistencia

En los registros de asistencia de las juntas deben ingresarse los antecedentes de los accionistas que hayan utilizados estos mecanismos, debiendo dejarse constancia en las actas del uso de estos medios, sin perjuicio de las demás materias que la ley y reglamentación requieran que sean incorporadas al ellas.

5.     Participación del presidente

Se permite hacer uso de medios tecnológicos para la participación a distancia en las juntas, además de los accionistas, a las demás personas que por ley y normativa reglamentaria, estatutaria o contractual deban hacerlo, como por ejemplo el presidente de la junta, siempre que dichos mecanismos garanticen debidamente la identidad de tales personas.

6.     Votación por Aclamación

La CMF señaló que en ningún caso deben entenderse como requisitos adicionales a los exigidos por la propia ley y a los mecanismos expresamente regulados por ésta, como lo son la votación a viva voz o por aclamación, en aquellos casos que las leyes o sus reglamentos así lo exigen o permiten dicha forma de votación y en la medida que se cumpla con la condición de simultaneidad y confidencialidad en la emisión del voto, reiterándose que esos medios empleados deben resguardar el cumplimiento de tal exigencia.

Las disposiciones anteriores pueden ser aplicadas por todas las sociedades anónimas abiertas, aunque no hayan contemplado en sus estatutos sociales los mecanismos que permitan la participación y voto a distancia, en tanto se dé cumplimiento a las disposiciones reguladas por la NCG 435.

7.     Fuerza mayor

En caso que, por limitaciones impuestas por la autoridad o por no contar con los medios necesarios, resulte imposible celebrar debida y oportunamente las juntas de manera presencial o remota, se podrán invocar razones de fuerza mayor para efectos de suspender o postergar la realización de las respectivas juntas, las que serán evaluadas en su mérito por la CMF.

Finalmente, la CMF ha aclarado, respecto de la participación de Directores a sesiones por medios tecnológicos, que todos y cada uno de los directores de una sociedad pueden participar en las sesiones de directorio de manera simultánea y permanente mediante medios tecnológicos que cumplan esas condiciones.

 


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